失敗する業務改善

広告会社 業務改善プロジェクトの飯尾です。OMG

前回はシステム導入での失敗について書きました。 今回は業務改善における失敗の原因について考えてみます。

「業務改善」言葉の響きはとても魅力的です。 「改善」という全企業の永遠の課題に取り組むことは企業の成長において 必須であるといえます。

ただ、業務改善に取り組み失敗する例も多々あります。 今日はなぜ失敗するのか?にテーマに考えてみます。

業務改善の失敗にもいくつか理由があります。 システム導入の失敗と重なる部分も多くあります。

「自社」の業務改善を考えていない。

業務改善に取り組む際に、「自社」の現状を理解しないケースが多く見受けられます。

・セミナーや本で読んで試してみたくなる。 ・他社の話を聞いて同じことをやってみたくなる。 ・世の中で流行っているものを採用してみたい。

こういったケースがよく失敗する例です。 なぜ失敗するのか?

目的が間違っているからです。

業務改善の目的は 「自社の業務を効率化させること」です。 世の中の動きに合わせることや他社の模倣をすることが目的ではありません。 自社にする必要のない改善に取り組むことは、失敗します。 100%同じ業務をしている会社は世の中にはありません。 他社の事例やメディアで報道される内容は参考にはなりますが、 それが「自社」で有効か?を考えて取り組まないと失敗します。

営業を無視して業務改善にとりかかる。

多くの企業では、「営業が無駄な仕事をしている」と思いがちです。 そのため業務改善に取り組む際に営業の意見を聞かず、総務・経理主導で 取り組むケースがあります。 どんな会社でも仕事のスタートは営業から始まります。 営業の協力・理解を得ないで改善プロジェクトに取り組むと失敗します。 まずは営業とよく話し合い、なにが自社に必要か?を考えることが 成功の秘訣です。

問題を正しく認識できていない。

業務改善を始めると現場の意見や経営者の意見で改善して欲しい要望が 出てきます。 その要望を詳細まで吟味せずに、要望事項を真に受けると失敗することが 多々あります。 特に、声の大きい社員の意見だけ採用すると必ず失敗します。 問題を正しく理解するには、ある要望に対して関係箇所全員の意見を 聞いてみることです。 またたとえば1人の社員が声を大きく主張した要望について、 他の社員がどう考えているか?を正確に聞くことが重要です。

以上3点が重要なポイントです。

最後に・・・

これが一番大事です

 

 

社長・経営者に業務改善を宣言してもらう!

 

これです。 上記の3つのポイントをクリアして業務改善に取り組んで実行しても 途中で元の業務内容に戻ってしまうことがよくあります。 これは今までのやり方に固執する社員や部門責任者が、プロジェクト開始時には 同意していてもいざ実行する際に、実施しない。といったことが起こるからです。 基本決めたことは会社として実行する。個人のわがままは聞かないという宣言を 社長や経営者にしてもらわないと、いつの間にか元に戻ってしまいます。 どんな会社でも「変われない社員」は必ずいます。 その社員に業務改善が引きずられないようにすることを考える必要があります。

 

システム導入に失敗する例も以前書いたのでご参照ください。

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