システム導入に失敗する原因

PAK86_atamawokakaerudansei20131223_TP_V1広告会社 業務改善プロジェクトの飯尾です。 今日はシステム導入の失敗原因について書いてみようと思います。 システム会社の立場では、成功事例については多く語られますが 失敗事例についてはあまり語られることがありません。 ただ、失敗するプロジェクトには共通の原因があると思います。

 

失敗するシステム導入の原因

  • 社内の同意が取れていない。
  • システム導入の目的が明確化されていない。
  • プロジェクトの責任者があいまい。
  • 要望事項の整理ができていない。
  • 予算が決まっていない。

以上5点がよくある失敗の原因例です

①社内の同意がとれていない

 

広告会社の場合、営業部門、制作部門、媒体部門、経理部門、システム部門と同じ会社でありながら

個々に独立した組織になっていることが多いので、部門間の調整をしてからプロジェクトに挑まないと、

要件定義時やシステム完成後に異論・反論が起こることがあります。

「どうせ反対されるから」「あの人の意見を聞いても意味がない」というようなネガティブな意見で

シャットダウンするのではなく、まず社内で同意を取ることが導入を失敗しない要因となります。

 

②システム導入の目的が明確化されていない。

システムを新規導入・リプレースするには必ず目的があります。

「なぜシステムを導入するのか?」

「導入することでどういう効果を目指すのか?」

「会社をどう変えていきたいのか?」

「現在の業務内容のどこに問題があるのか?」

を明確化しないままプロジェクトを進めると必ず失敗します。

目的が明確化していると開発する機能範囲や予算への投資効果についても明確になります。

 

③プロジェクトの責任者があいまい。

プロジェクトを進めるためには、必ず責任者が必要です。

また重要な局面では責任者が決定することが重要となります。

システム導入計画を進める中で

 ・必要な機能、不要な機能の選定

 ・システム導入時期の決定

 ・社内への通知、連絡

 ・システム会社との価格調整

といった重要な局面で責任者があいまいなままでは失敗につながります。

導入プロジェクトにコンサルタントが入っている場合に、

コンサルタントに意思決定を任せてしまうケースがよくありますが、これも失敗の要因です。

コンサルタントはアドバイザーであり決定者や責任者にはなりません。

社内の業務を理解し、社員と調整し、会社の方向性を決めるのは会社で決めた責任者が

しなければいけません。

 

④要望事項の整理ができていない。

システム導入を進めるにあたり、まずしておかなければいけないのは要望事項の整理です。

要望については、各部門で思惑が異なります。

・経営者、経営層の要望

・営業部門の要望

・制作部門、媒体部門の要望(発注部門の要望)

経理部門の要望

・システム部門の要望

・親会社、グループ企業からの要望

と様々な要望事項を整理して、その中から要望の必要性についてランク付をします。

また要望によっては、部門間で相反する要望が出てくることもあります。

どちらの要望を優先すべきかを考えることが重要です。

システム提案をしていて一番困るのが

「弊社にあった提案をしてください」

とあいまいな要望をされる場合です。

 ・現状のシステムへの不満、満足

 ・今後どうしていきたいのか?

 ・今何に困っていて、何を改善したいのか?

 ・現状のままでいくのか、大きく変化していくのか?

詳細情報がないと提案ができません。

システム要望は各社各様です。自社にあったシステムは自社内でしか結論がでません。

 

⑤予算が決まっていない

これも失敗する大きな要因となります。

まず、

 ・初年度かける予算

 ・運用保守にかかる予算

 ・ハードウェア、ネットワークの予算

 ・次年度以降に改修にかける予算

最低限これくらいは考えたほうがいいと思います。

RFPに予算を書くか書かないかは意見が分かれる場合があります。

書く、書かないは別にしてある程度予算の上限枠を決めておかないと失敗する要因となります。

ただ、反面予算ありきでシステムを選定してしまうのも失敗する原因となります。

3000万の予算のシステムと500万の予算のシステムでは、提案の内容が変わってきます。

500万の予算で3000万規模の要望内容であれば要望事項を削っていく提案になります。

「予算決まってないけど車が欲しい」という人にどういう車を提案しますか?

フェラーリを提案するのか?軽自動車を提案するのか?新車?中古?新古車?

予算枠が決まってくれば提案も具体化してきます。

予算が明確でないということは、提案も明確ではなくなります。

システム会社を選定する際も、1億のシステム提案と1000万のシステム提案では

比較対象になりません。

かといって、3000万規模のシステム要望があるのに、

1000万のシステムを選定してしまうとそれも失敗の要因になります。

 

以上です。

システム選定でお困りであれば、ご相談ください。