業務を改善する3つのポイント

nayami 広告会社業務改善プロジェクトの飯尾です。 今日は業務改善をする際に大事な3つのポイントについてお伝えします。

仕事柄いろいろな会社に伺い悩みを聞いておりますが、 改善するために必要なポイントは3つあります。

まずこの3つを実施してみてください。  1 AS IS(現状)とTO BE(あるべき姿)  2 一元化  3 自動化

この3つです。

AS IS(現状)とTO BE(あるべき姿)

業務を改善するにあたり、現在どのようになっているか?(AS IS)将来のあるべき姿(TO BE)を明確にして そのギャップをどう解決していくか?を検討します。 関係する部門や社員と話し合いをすることでお互いの認識を合わせ、 誤解を解き、知らなかかったことを知ることが非常に重要です。

簡単なやり方をまず説明します。

AS IS(現状)とTO BE(あるべき姿)

現状を把握するためには、業務フローを作ってみましょう

① 現状の業務フロー

現在の業務の流れを図にします。 VISIOがあると楽に作れますが、Excelでも作成できます。 簡単なフローであればPowerPointでも作成できます。 大事な事は、できるだけ1枚にまとめることです。ExcelA3くらいで作成するのが おススメです。 なぜ1枚にまとめたほうがいいかというと全体の流れをつかみつつ詳細を確認するので まとめられるのであれば1枚にした方が確認しやすくなります。 特に1つの作業工程については1枚にまとめてください。

WF(業務フロー例)

例えば「発注業務」という業務に対するフローを複数枚にまとめると理解ができなく なります。

経験談ですが、以前コンサルタントが入っていた案件で コンサルの作成したフローが1業務に対して複数のページに分かれていたため、 全体の業務を参加者がピンとこないまま話し合いが進み、 最後の最後まで業務内容の同意が取られないといったことがありました。

縦軸に関連する部門、横軸に時系列での処理の流れを書きます。

このようにフローを書いて、無駄な作業や効率が悪い点を洗い出します。 フローを書いているとよくでてくる課題として

・二重入力、三重入力している作業がある。 ・なんのためにこの作業をしているのかわからない箇所がある。 ・同じような資料を複数作成している。

このような箇所については見直しをかけていきます。

②あるべき姿の業務フロー 改善点を話し合った後に、今後あるべき業務フローを書いてみましょう。

一元化

一元化とはその言葉どおり「できるだけ1つにする」ということです。 一元化する対象として ・社員 ・部署 ・データ ・情報 ・帳票 ・入力 があげられます。

例えば上記の発注業務の例でいえば 制作部門が作成したExcelでの見積の情報を経理部門が原価伝票に起票しています。 制作部門がシステムで発注書を発行すれば、発注データはシステム内に格納されるので 経理部門は伝票に起票する必要はなくなります。

よくある例として

① 営業担当が取引先との発注書を売上用のExcelで作成。 ② 各部門長は、営業からのExcelで作成(統合) 経理部門は各部門長からExcelと取りまとめて全社用のExcelを作成 ④ 経営者用に資料を作成

このような業務をしていることがあります。

この場合、売上の修正があると①~④までを再度やり直し、 場合によっては修正ミスや修正漏れが発生します。 非常に効率悪いですね。

これをシステムで一元化できたらどうでしょう? ① の修正をすれば全て連携するシステムであれば、修正は①だけで終わりです。 システムを活用して情報の一元化、作業の一元化をするだけで業務効率が改善します。

自動化

帳票を作ったり、データを各部門・各担当から集めてきたり 人的作業が発生している箇所は業務効率が非常に悪いです。 システムは自動化が得意です。 データを打てば帳票になる。集計データや集計帳票が展開するといった内容にするだけで業務効率は改善されます。

1日10分の作業を自動化するだけで、 1か月20日業務をするにしても200分です。 1年間なら2400分 40時間の改善になります。

社員にはシステムを活用することで自動化し、 より生産性の高い仕事に取り組むことができれば社員・会社の成長につながります。

いかがでしょうか? 今回は、業務改善のポイントについて簡単に説明させていただきました。 今後、もう少し具体的な手法についても記事を書いていきたいと思います。